Frå e-post til digital innsending: Slik kan kommunen ta steget

E-post er ikkje tilrettelagd for automatisert behandling, og dokument som kjem inn på ulike format og tidspunkt kan skape utfordringar for journalføring, arkivering og saksflyt. Digital innsending via godkjende løysingar gir strukturert data, automatisk journalføring og betre sporbarheit.

Samtidig vil auka mengd av digitale byggjesøknader bidra til at kommunen får testa saksbehandlingsløysingane sine, og raskare kan få meldt frå der det er svakheiter i systema eller må gjerast justeringar og tilpassingar.

Slik går du fram

1. Forankre avgjerda internt

Digital innsending må vere ein strategisk prioritet, og det bør utarbeidast ein plan for overgangen. Heimelen til kommunen til å stengje for innsending på e-post følgjer av forvaltningsloven § 15a og eforvaltningsforskriften § 3 

2. Informer innbyggjarar og profesjonelle aktørar

Kommuniser tydeleg at byggjesøknader ikkje lenger skal sendast på e-post. Bruk nettsidene og nyheitsbrevet til kommunen og direktekontakten med aktørar som ofte søkjar. Det er tilrådd å starte kommunikasjonen allereie 6 månader før kommunen planlegg å stengje for e-post. 

3. Oppdater nettsida og rettleiingsmateriell

Fjern e-postadresser som tidlegare har vore brukt til innsending, og lenk heller til Fellestjenester plan og bygg sine sider for digitale søknadsløysingar. 

4. Samarbeid med leverandørar og styrk opplæring og intern kompetanse

Sørg for at kommunen har ei fungerande løysing for mottak av digitale søknader. Test systemet og sørg for at tilsette er opplærte i system og i nye rutinar. Dedikerte ressurspersonar eller superbrukarar kan bidra til trygg overgang. 

5. Følg opp og juster

Etter innføringa bør kommunen følgje med på korleis endringa fungerer i praksis. Be om tilbakemeldingar og juster rutinar ved behov. Det er òg viktig at kommunen gir tilbakemelding til leverandøren dersom det er noko som ikkje fungerer.