Nasjonale sjekklister for byggesak – en digital ryggrad for effektiv og riktig saksbehandling

Sjekklistene er utviklet som en del av Fellestjenester plan og bygg og fungerer som en felles referanse for hva som skal kontrolleres i en byggesøknad. De er integrert i både søknadssystemene og kommunenes sakssystemer, og brukes aktivt til å validere innsendte søknader mot gjeldende regelverk. 

En felles standard for hele landet 

Formålet med sjekklistene er å sikre lik og riktig saksbehandling uavhengig av hvilken kommune som mottar søknaden. Ved å standardisere kontrollpunktene, reduseres risikoen for mangelfulle søknader og ulik praksis. Dette gir både kommunene og søkerne større forutsigbarhet og trygghet i prosessen. 

Sjekklistene er delt inn etter faglige temaer og tiltakstyper, og filtreres automatisk basert på hva slags tiltak det søkes om. Ved innsending blir søknaden kontrollert mot relevante punkter. Alvorlige feil stopper søknaden, mens mindre mangler gir varsler. Søkeren får tilbakemelding direkte i søknadssystemet, og manglene kobles til konkrete sjekkpunkter. 

Verdien for kommunene 

For kommunene gir sjekklistene en rekke fordeler. Saksbehandlingen blir mer effektiv, fordi mange kontrollpunkter kan sjekkes automatisk. Systemet gir forslag til tekster for mangler, vilkår og oppfølgingspunkter, og bidrar til en mer enhetlig vurdering av søknader. Kommunene får også tilgang til statistikk og rapporteringsdata, blant annet til eKOSTRA og SSB. Det gir bedre innsikt i hvilke mangler som går igjen og hvor forbedringspotensialet ligger. 

I tillegg gir sjekklistene støtte til vedtaksprosessen. Vilkår og oppfølgingspunkter kan hentes direkte fra sjekklistene og knyttes til vedtaket. Dersom det stilles krav om dokumentasjon ved senere søknader, kan systemene automatisk sjekke om vilkåret er oppfylt. 

For kommunen bidrar sjekklistene med: 

• Effektivisering: Automatiserte sjekkpunkter reduserer manuell kontroll. 
• Kvalitetssikring: Alle søknader vurderes etter samme kriterier. 
• Beslutningsstøtte: Systemet foreslår tekster for mangler, vilkår og oppfølgingspunkter. 
• Statistikk og rapportering: Data kan brukes til eKOSTRA og SSB. 
• Tidsbesparelse: Tegningsveiviser og strukturert datafangst gir raskere behandling. 

Hjelp for søkerne 

For søkerne gir sjekklistene en tydelig veiledning i hva som kreves. De får hjelp til å finne riktig regelverk, se hvilke tegninger som må vedlegges og hva kravene til disse er, og forstå hvilke krav som gjelder for deres tiltak. Dette reduserer risikoen for avslag og gir en mer effektiv søknadsprosess. 

Søknadene blir sjekket ved innsending, og søker får digital tilbakemelding via søknadssystemet. Dataflyten går begge veier, og mangler, vilkår og oppfølgingspunkter er knyttet til konkrete sjekkpunkt. Dette gir en mer transparent og brukervennlig prosess. 

For søkerne bidrar sjekklistene med: 

• Forutsigbarhet: Vet hva som kreves før innsending. 
• Veiledning: Får hjelp til å finne riktig regelverk og krav. 
• Tilbakemelding: Mangler kobles direkte til sjekkpunktene. 
• Kvalitet: Søknader blir mer komplette og mindre utsatt for avslag. 

Kommunenes egne sjekkpunkter 

I tillegg til de nasjonale sjekklistene, kan kommunene legge inn egne sjekkpunkter. Disse kan være hjemlet i lokale planer eller forskrifter, eller være interne rutiner for saksbehandling. Kommunespesifikke sjekkpunkter kan integreres i de nasjonale listene og filtreres på kommunenummer, slik at søker får relevant informasjon tidlig i prosessen. 

Dette gir kommunene mulighet til å ta eierskap til egne prosesser, samtidig som de drar nytte av den nasjonale standardiseringen. 

En digital framtid 

Sjekklistene er en del av et større digitalt økosystem som inkluderer Matrikkelen, Foretaksregisteret, Felles kartdatabase, Planregisteret og rapportering til SSB. Målet er å gjøre papir overflødig og skape en helhetlig digital prosess fra innsending til vedtak og videre rapportering. 

Arbeidet med sjekklistene startet allerede i 2014, og har siden utviklet seg gjennom flere versjoner og samarbeid med kommuner og fagmiljøer. I dag er sjekklistene et sentralt verktøy i digitaliseringen av byggesaksprosessen, og et viktig bidrag til en mer effektiv, rettferdig og brukervennlig forvaltning.