Krav til kvalitetssikringsrutiner for foretak med sentral godkjenning

I plan- og bygningslovgivningen kalles dette kvalitetssikringsrutiner. Her forklarer vi hva de enkelte kravene til rutiner innebærer.

Hvordan skal rutinene utformes?

Regelverket stiller ingen krav til hvordan kvalitetssikringsrutinene skal utformes eller organiseres. Det er opp til foretaket å finne løsninger som fungerer for seg.

Rutinene skal være et hendig verktøy i det daglige arbeidet. Derfor er det viktigste at de er tilpasset foretaket og beskriver den praksisen foretaket faktisk har.

Kravene i korte trekk

Byggesaksforskriften (SAK10) stiller et minimumskrav til hva rutinene skal omfatte. Omfanget avhenger av om foretaket bare erklærer ansvar i tiltak, eller også har sentral godkjenning.

Alle foretak som erklærer ansvar i tiltak, skal ha kvalitetssikringsrutiner.

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket:

finner frem til, ivaretar og dokumenterer relevante krav i tiltaket
ivaretar ansvaret for funksjonen det påtar seg
styrer underleverandører og andre foretak
behandler avvik

Foretak som søker om sentral godkjenning, skal i tillegg ha rutiner som beskriver hvordan de:

håndterer prosjektdokumenter i tiltakene
organiserer virksomheten, for eksempel i en organisasjonsplan
holder nødvendig kunnskap oppdatert
gjennomgår og reviderer kvalitetssikringsrutinene sine

Her finner du kravene

Krav til rutiner for alle ansvarlige foretak

1. Rutiner for å finne frem til, ivareta og dokumentere relevante krav i tiltaket

Kravet handler i stor grad om det som omtales som kvalitetssikring, og er først og fremst relevant for funksjonene prosjektering og utførelse.

Målet er alltid det samme: alle relevante krav skal være ivaretatt i det ferdige tiltaket. Hvordan kvalitetssikringen blir gjennomført og dokumentert, varierer med hvilken funksjon foretaket arbeider med.

Kvalitetssikring av prosjektering

For prosjekterende handler kvalitetssikringen om å sikre samsvar mellom prosjekteringen og alle relevante tekniske og planmessige krav. I tillegg skal det kvalitetssikres at prosjekteringen gir tilstrekkelig grunnlag for utførelsen.

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket sørger for og dokumenterer egenkontroll og sidemannskontroll. Dette kan for eksempel være beskrivelse av ansvarsfordeling, hvordan egenkontroll og eventuell sidemannskontroll gjennomføres, og kontroll av tegninger før utsendelse.
Kvalitetssikring av utførelse

For utførende handler kvalitetssikringen om å sikre samsvar mellom det som blir bygget og produksjonsgrunnlaget: tegninger, monteringsanvisninger og andre beskrivelser.

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket sikrer dette, og hvordan det blir dokumentert. Det betyr å beskrive for eksempel ansvarsfordelingen i foretaket, hvor ofte oppgavene gjøres og hvilke verktøy som brukes.

Mange utførende bruker sjekklister som tar for seg de kritiske punktene i tiltaket. Da må sjekklisten vise tydelig og sporbart hvilket konkret produksjonsunderlag utførelsen er kvalitetssikret mot. Den må også dateres, og det må gå frem hvem som har gjennomført kvalitetssikringen.

2. Rutiner for å ivareta ansvaret for funksjonen foretaket påtar seg

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket ivaretar ansvaret sitt i byggesakene. Hva ansvaret innebærer, varierer med funksjonen foretaket har, og er beskrevet i SAK10 kapittel 12.

Foretaket skal ha skriftlige rutiner for hvert av punktene nedenfor som er relevante for arbeidet det utfører.

Ansvarlig søker har ansvar for og må ha skriftlige rutiner for:
- å delta på forhåndskonferanser
- å sende ut og behandle nabovarsler
- at byggesøknaden inneholder alle nødvendige opplysninger
- å avklare hvilke ansvarsområder som må belegges med ansvar, og sørge for at erklæringer om ansvarsrett blir sendt inn
- å påse at avfallsplan og øvrig dokumentasjon om avfallshåndtering blir utarbeidet
- å påse at eventuelle sikringstiltak blir prosjektert og utført
- å påse at de ansvarlige foretakene i byggesaken blir samordnet
- å motta og videreformidle tillatelser, vilkår og pålegg til foretakene, og søke om eventuelle endringer
- å søke om ferdigattest
- å identifisere gjenstående arbeid, bekrefte at bygget har tilfredsstillende sikkerhetsnivå og angi tidspunkt for ferdigstillelse
- å legge til rette for kommunalt tilsyn
- å påse at FDV-dokumentasjon blir fremskaffet og overlevert til eier mot kvittering
- å påse at det blir utarbeidet klimagassregnskap over faktisk bruk av byggematerialer
Ansvarlig prosjekterende har ansvar for og må ha skriftlige rutiner for:
- at prosjekteringen er kvalitetssikret og dokumentert, og tilstrekkelig som grunnlag for utførelsen
- å utarbeide situasjonsplan, og sjekke at situasjonskartet er godt nok til å sikre korrekt plassering
- at det blir utarbeidet nødvendig prosjektering som grunnlag for avfallsplan og miljøkartlegging
- å varsle dersom prosjekteringen utløser behov for sikringstiltak
- å koordinere grensesnitt mot andre prosjekterende
- å levere grunnlag for gjennomføringsplan, og legge til rette for eventuell uavhengig kontroll
- å styre underkonsulenter som utfører arbeid på foretakets ansvarsrett
- å melde fra til søker om endringer som kan medføre søknadsplikt eller endringer i ansvarsforhold
- å utarbeide eller fremskaffe FDV-dokumentasjon, og overlevere den til søker
- å lukke avvik etter uavhengig kontroll, og melde til uavhengig kontrollerende at avviket er lukket og om det er gjort ved å etterkomme kontrollerende eller ved å verifisere den opprinnelige løsningen.
Ansvarlig utførende har ansvar for og må ha skriftlige rutiner for:
- å kvalitetssikre utførelsen, og sørge for at den er i samsvar med produksjonsunderlaget og eventuelle vilkår i tillatelsen
- at tiltaket plasseres korrekt i henhold til situasjonsplanen
- at det foreligger produktdokumentasjon der utførende velger produkt, og at anvisninger for innbygging, montasje og lignende, foreligger og blir fulgt
- å bidra til og følge opp avfallsplanen, gjennomføre miljøsanering, innhente og oppbevare dokumentasjon for faktisk disponering av avfall, og utarbeide sluttrapport for avfallshåndteringen
- å prosjektere sikringstiltak, og melde til ansvarlig søker om behov for sikringstiltak som ikke er prosjektert
- å koordinere grensesnitt mot andre ansvarlig utførende
- å melde fra til ansvarlig søker dersom prosjekteringen er mangelfull, motstridende eller feilaktig
- å levere grunnlag for gjennomføringsplan for sin del av tiltaket, og legge til rette for eventuell uavhengig kontroll innenfor eget ansvarsområde.
Ansvarlig kontrollerende har ansvar for og må ha skriftlige rutiner for:
- å planlegge og gjennomføre kontroll
- å kontrollere at tiltaket er i samsvar med kravene
- å utarbeide sluttrapport og kontrollerklæring
- å melde til ansvarlig søker om avvik som ikke blir lukket av ansvarlig foretak, og til kommunen dersom avviket ikke blir lukket i tiltaket
- å koordinere grensesnitt mot andre ansvarlig kontrollerende.

3. Rutiner for å styre underleverandører og andre foretak

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket styrer andre foretak det knytter til seg. Kravet gjelder først og fremst styring av underentreprenører eller underkonsulenter som utfører arbeid foretaket selv har erklært ansvar for.

Kvalitetssikringsrutinene skal angi tre ting:

1. Hva foretaket kan utføre med egne ansatte.

Rutinene skal avgrense hvilke oppgaver innenfor godkjenningsområdene foretaket har kompetanse til å utføre selv, før det eventuelt må knytte til seg andre.

Eksempel:
Et foretak med sentral godkjenning for tømrerarbeid og montering av trekonstruksjoner utfører ikke nødvendigvis tekking av flate tak, selv om dette inngår i godkjenningsområdet.

2. Hvordan foretaket sikrer at tilknyttede foretak er kvalifiserte.

Rutinene skal vise hvordan foretaket forsikrer seg om at arbeidet blir utført av personer med riktig kompetanse.

Eksempel:
Ved å be om kopi av vitnemål eller fagbrev og noen referanseprosjekter. Faste samarbeidspartnere må ikke nødvendigvis vurderes for hvert prosjekt, men foretaket må kunne dokumentere at det er gjort en vurdering.

3. Hvordan foretaket styrer tilknyttede foretak gjennom prosjektperioden.

Her er det særlig viktig å avklare hvordan kvalitetssikringen skal gjennomføres og dokumenteres: Skal det tilknyttede foretaket kvalitetssikre sitt eget arbeid? Skal det i så fall bruke sine egne rutiner, eller rutinene til det overordnede foretaket?

Foretak som aldri bruker tilknyttede foretak, må som et minimum angi dette i rutinene. Vi anbefaler likevel at alle foretak har rutiner for styring av underleverandører, slik at dette er avklart dersom behovet skulle oppstå.

Hva er en underleverandør etter plan- og bygningsloven?

Eksempel: Når et byggmesterforetak fører opp en enebolig, vil graveforetaket og rørleggeren normalt ikke være underentreprenører, fordi de som regel erklærer ansvar i byggesaken selv. Dette er altså uavhengig av privatrettslige kontraktsforhold.

Bruker byggmesterforetaket derimot et blikkenslager- eller betongforetak som utfører arbeidet uten å erklære ansvar for det, er disse å anse som underentreprenører.

4. Rutiner for behandling av avvik

Rutinene skal beskrive hvordan foretaket behandler, lukker og hindrer at avvik gjentar seg.

Rutinene bør forklare

hva foretaket regner som avvik som krever avviksbehandling
hvordan avvik blir registrert og dokumentert
hvem som har myndighet til å lukke avviket etter at feilen er rettet
hvordan foretaket arbeider for å hindre at avvik gjentar seg, for eksempel ved at avvik er tema på faste møter, eller ved at det føres statistikk for å finne forbedringsområder

Krav til rutiner for foretak med sentral godkjenning

Rutinene nedenfor gjelder i tillegg for foretak som søker om eller har sentral godkjenning.

5. Rutiner for å håndtere prosjektdokumentasjon i tiltakene

Rutinene skal vise hvordan foretaket sikrer at det blir brukt oppdaterte og riktige dokumenter, slik at arbeidet i tiltaket blir gjennomført i tråd med regelverket og tillatelsen.

For mange vil dette i praksis handle om å beskrive hvilke digitale plattformer foretaket bruker til deling, versjonshåndtering og arkivering av dokumentasjon.
All relevant prosjektdokumentasjon skal oppbevares i minst fem år etter ferdigattest.

6. Rutiner for organisering av virksomheten

Foretak med sentral godkjenning skal ha en organisasjonsplan som viser hvem som har ansvar og myndighet i foretaket.

7. Rutiner for oppdatering av kunnskap

Rutinene skal beskrive

hvordan foretaket holder seg oppdatert på lov- og forskriftsendringer som kan få konsekvenser for måten det arbeider på
hvordan foretaket sørger for at ansatte har nødvendig opplæring og kunnskap for arbeidet de utfører

8. Rutiner for gjennomgang og revisjon av kvalitetssikringsrutinene

Foretaket skal ha beskrivelser som sikrer at kvalitetssikringsrutinene jevnlig blir gjennomgått, oppdatert og holdt i tråd med gjeldende regelverk. Rutinene må også være tilpasset slik at de fortsatt er relevante og beskriver måten foretaket faktisk arbeider på.

Det er opp til foretaket å vurdere hvor ofte gjennomgangen skal skje.