Byggesaksforskriften (SAK10) med veiledning

I plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften er det fastsatt frister for kommunens saksbehandling av byggesøknader. For noen frister utløses ingen rettsvirkning ved overskridelse av fristen, mens for andre utløses rettsvirkninger som tap av gebyr eller at tillatelse anses som gitt. Fristene er, uavhengig av rettsvirkning, forpliktende for kommunen.

Pbl. § 21-7 regulerer tidsfrister med rettsvirkninger som plan- og bygningsmyndighetene er bundet av. Dette gjelder frister for behandling av søknad om tillatelse til tiltak etter pbl. § 20-2, søknad om igangsettingstillatelse og søknad om ferdigattest. Også byggesaker som krever dispensasjon fra plan og planbestemmelser skal behandles av kommunen innen 12 uker. Fristen løper ikke i den tiden søknaden ligger til uttalelse hos regionale og statlige myndigheter, jf. pbl. § 19-1.

Rettsvirkningene ved fristoverskridelse fremgår direkte av pbl. § 21-7. I tillegg hjemler pbl. § 19-2 adgang til å fastsette tidsfrist med rettsvirkning for søknad som kun gjelder dispensasjon. Det er fastsatt i byggesaksforskriften § 7-4 at også slike søknader skal avgjøres innen 12 uker. Heller ikke i disse tilfellene vil fristen løpe i tiden søknaden ligger til uttalelse hos regionale og statlige myndigheter, jf. pbl. § 19-1. Regelen om bortfall av gebyr ved fristoverskridelse i byggesaksforskriften § 7-6 gjelder også for søknader som kun gjelder dispensasjon fra plan og planbestemmelser.

Enkelte tidsfrister har ikke særskilte rettsvirkninger. Hvilke typer saksbehandlingen dette gjelder fremgår av pbl. § 21-8, der det sies at fristenes lengde skal reguleres i forskrift. Nærmere regler om frister for avholdelse av forhåndskonferanse, behandling av søknad om midlertidig brukstillatelse, kommunens vedtak i refusjonssaker, kommunens forberedende klagesaksbehandling og klageinstansens behandling av klager er gitt i byggesaksforskriften § 7-1.

Det er adgang til å avtale lengre frist i den enkelte sak. Denne adgangen gjelder generelt i alle saker som er belagt med tidsfrister, jf. pbl. §§ 21-7 sjuende ledd og 21-8 andre ledd. Vurderingen av behovet må imidlertid skje i den enkelte sak. Kommunen kan ikke gi generell fristforlengelse, for eksempel i alle saker som skal behandles politisk, der det skal forhandles, for eksempel om en utbyggingsavtale, eller der søknad fremmes i ferien.

I byggesaksforskriften § 7-2 og § 7-4 bokstav a er det gitt regler om beregning av tidsfrister og i § 7-3 og § 7-4 bokstav a og d er det gitt regler om kommunens og klageinstansens adgang til ensidig fristforlengelse.

I pbl. § 12-15 er det gitt adgang til felles behandling av reguleringsplanforslag og byggesøknad. Behandling av plan- og byggesaken i felles prosess forutsetter samtykke både fra kommunen og forslagsstiller/tiltakshaver. Saksbehandlingsfristene for den kommunale behandling av planen gjelder også for byggesaken. Det må fattes separate vedtak i byggesaken og plansaken.

Det følger av pbl. § 19-2 og § 21-7 første ledd annet punktum at det kan bli gebyrmessige konsekvenser ved overskridelse av frist. I byggesaksforskriften § 7-6 er det gitt regler om gebyrbortfall ved kommunens fristoverskridelse.

• Innledning til veiledning § 7-1

  Kommunen og klageinstansen må behandle saker innen fastsatte frister. Noen tidsfrister har rettsvirkninger, for eksempel tilbakebetaling av gebyr dersom fristen ikke holdes. Disse følger av plan- og bygningsloven. Alle andre frister følger av forskriften. Dette er frister for forhåndskonferanse, behandling av søknad om midlertidig brukstillatelse, behandling av klagesaker og refusjon. Veilederen gir en oversikt over lovens og forskriftens regler om frister og hvordan de skal forstås.

  Forholdet til pbl. § 21-7

  Pbl. § 21-7 regulerer alle tidsfrister med rettsvirkninger som plan- og bygningsmyndighetene er bundet av. Rettsvirkningene ved fristoverskridelse fremgår direkte av bestemmelsen.

  Det fremgår av pbl. § 21-7 første ledd at kommunen skal avgjøre byggesaker innen 12 uker, med mindre annet følger av andre eller tredje ledd. Fristen på 12 uker omfatter søknad om tillatelse etter pbl. § 20-2. Også byggesaker som krever dispensasjon fra plan og planbestemmelser skal behandles av kommunen innen 12 uker, jf. pbl. § 21-7 fjerde ledd. Fristen løper ikke i den tiden søknaden ligger til uttalelse hos regionale og statlige myndigheter, jf. pbl. § 19-1.

  I tillegg hjemler pbl. § 19-2 adgang til å fastsette tidsfrist med rettsvirkning for søknad som kun gjelder dispensasjon, og det er i byggesaksforskriften § 7-4 fastsatt at også slike søknader skal avgjøres innen 12 uker. Heller ikke i disse tilfellene vil fristen løpe i den tiden søknaden ligger til uttalelse hos regionale og statlige myndigheter.

  Det vil være ansvarlig søker eller tiltakshaver, avhengig av type tiltak, som foreslår om søknaden skal behandles etter pbl. § 21-7 første, andre eller tredje ledd.

  Det er ikke alltid at kommunen har hele 12 uker til sin saksbehandling. I bestemmelsens andre ledd første punktum fremgår det at kommunen kun har en frist på 3 uker til å behandle søknad om tillatelse til tiltak etter pbl. § 20-3 dersom følgende vilkår er oppfylt:

  • Søknaden er fullstendig, det vil si at den inneholder all nødvendig informasjon
  • Tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller med hjemmel i loven,
  • Det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere
  • At ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, og
  • Kommunen har ikke forlenget saksbehandlingsfrist etter SAK § 7-3

  Også for tiltak etter pbl. § 20-4, som er tiltak som kan bygges uten ansvarlige foretak, har kommunen en frist på 3 uker til å behandle søknaden. Denne fristen gjelder selv om naboer eller gjenboere har gitt merknader

  Dersom søknaden ikke er avgjort innen fristen på 3 uker etter at fullstendig søknad er mottatt, er rettsvirkningen at tillatelse anses for gitt. Regelen i tidligere pbl. § 95 b) om ”enkle tiltak” er altså blitt en tidsfristbestemmelse, ikke en egen sakstype. Men en tiltakshaver kan ikke legge til grunn at han automatisk har lov til å bygge dersom han ikke hører noe fra kommunen innen 3 uker. Forutsetningen for at en tillatelse anses for gitt er at ovenfor nevnte vilkår er oppfylt.

  I dom av 22.09.94 for Oslo byrett vedrørende tidligere pbl. § 86a ble følgende slått fast: ”I og med at retten legger til grunn at det i denne saken ikke forelå et mindre byggearbeid, er det ikke grunnlag for at melderen (tiltakshaveren) kan ha ervervet noen rett til å utføre de anmeldte arbeider ved at kommunen har oversittet 3-ukersfristen etter pbl. § 86a, første ledd, litra b. Byggherren bærer risikoen for at arbeidene er av en slik art at de kan meldes etter pbl. § 86a.”. Prinsippene i denne dommen vil også gjelde for tillatelse gitt etter pbl. § 21-7 andre og tredje ledd. Klagefristen vil løpe fra utløpet av 3-ukers fristen, alternativt fra det tidspunkt vedkommende har fått eller burde ha fått kjennskap til tillatelsen, jf. forvaltningsloven § 29.

  Der kommunen etter kulturminneloven (kml.) § 25 andre ledd har plikt til å videresende søknad om vesentlig endring av bygninger, også driftsbygninger, bygget før 1850 til kulturminnemyndigheten, er ikke vilkårene i § 21-7 andre eller tredje ledd oppfylt, fordi ett av vilkårene for å få behandlet søknaden innen 3 uker er at forholdet til andre myndigheter er avklart på søknadstidspunktet. Det er kommunen som etter kml. § 25 andre ledd skal sende over meldingen til kulturminnemyndigheten, ikke tiltakshaver. Dermed vil tiltak på slike bygninger ikke omfattes av 3-ukers fristen i § 21-7 andre og tredje ledd. Dette selv om kulturmyndighetene ikke må uttale seg i saken. Dermed vil det være en 12-ukers frist for kommunens saksbehandling i disse sakene.

  Av pbl. § 21-7 femte ledd fremgår det at søknad om igangsettingstillatelse skal behandles innen 3 uker, og at tiltaket kan igangsettes dersom kommunen ikke har avgjort søknaden innen fristens utløp. Kommunen skal likevel kvittere ut saken og behandle igangsettingssøknaden også der fristen ikke er overholdt.

  Det fremgår av pbl. § 21-7 sjuende ledd at fristen for å utstede ferdigattest er 3 uker. Byggverket kan tas i bruk dersom fristen overskrides, men det betyr ikke at ferdigattest er gitt ved fristoverskridelse fra kommunen. Overskridelse av fristen medfører kun en rett til å ta byggverket i bruk. Det forutsettes da at kommunen utsteder en midlertidig brukstillatelse.

  Forholdet til pbl. § 21-8

  Pbl. § 21-8 gir forskriftshjemmel for å regulere alle tidsfrister uten særskilte rettsvirkninger som bygningsmyndighetene er bundet av. Nærmere regler om frister for avholdelse av forhåndskonferanse, behandling av søknad om midlertidig brukstillatelse, kommunens vedtak i refusjonssaker, kommunens forberedende klagesaksbehandling og klageinstansens behandling av klager er gitt i byggesaksforskriften § 7-1. Selv om brudd på disse fristene ikke medfører rettsvirkninger ved overskridelse, betyr ikke det at brudd på disse fristene er mindre alvorlig. Kommunen har ansvar for å behandle sakene innenfor de fastsatte fristene.

  Frister knyttet til planbehandling, konsekvensutredning med videre omfattes ikke av pbl. §§ 21-7 og 21-8 og byggesaksforskriften kapittel 7. Regler om beregning av tidsfristene fremgår av byggesaksforskriften § 7-2. Kommunen er i § 7-3 gitt adgang til å forlenge fristene dersom visse vilkår er oppfylt, se veiledning til § 7-3.

I tillegg til saksbehandlingsfristene som fremgår av plan- og bygningsloven § 21-7, gjelder følgende tidsfrister for kommunens og klageinstansens saksbehandling:

a) Forhåndskonferanse skal avholdes av kommunen innen 2 uker. Der eksisterende byggverk er ødelagt av brann, naturskade, ulykke eller lignende hendelse, skal forhåndskonferanse avholdes innen 5 dager.

• Veiledning til første ledd bokstav a

  Kommunen skal avholde forhåndskonferanse innen 2 uker etter at anmodning om dette er mottatt. Der kommunen trenger opplysninger fra tiltakshaver for å forberede forhåndskonferansen, løper fristen fra disse opplysningene er kommet inn.

  Når et bygg blir akutt skadet av brann, naturskade, ulykke el. er det viktig å raskt avklare rammer og innhold for den videre prosessen, herunder rammer for gjenoppbygging etter den akutte hendelsen. I slike tilfeller er det i andre punktum innført en kortere frist på 5 dager for å avholde forhåndskonferanse.

b) Søknad om midlertidig brukstillatelse skal behandles av kommunen innen 3 uker

• Veiledning til første ledd bokstav b

  Midlertidig brukstillatelse skal kommunen behandle innen 3 uker. Ved utstedelse av midlertidig brukstillatelse har kommunen mulighet til å foreta en reell vurdering av sikkerhet, gjenstående arbeider og mangler. Selv om det ikke er noen rettsvirkning ved overskridelse av denne fristen, har kommunen et ansvar for å behandle søknad om midlertidig brukstillatelse innen fristen.

c) klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven

• Veiledning til første ledd bokstav c

  Kommunen skal behandle og oversende klagesaker til fylkesmannen innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for kommunens forberedende klagesaksbehandling i alle byggesaker uavhengig om det er klage i en ordinær byggesak eller dispensasjonssak.

  Fristlengden på 8 uker er tilstrekkelig til at politisk behandling praktisk lar seg gjennomføre. Mange kommuner ønsker å beholde den politiske behandlingen som de anser viktig for sitt lokaldemokrati, blant annet ved klager på dispensasjoner eller avslag på dispensasjoner fra arealplaner. Det understrekes imidlertid at når klage på kommunens vedtak finner sted, foreligger det ikke noen generell plikt for kommunen til å foreta en fullstendig fornyet behandling av saken. Kommunen har kun plikt til å vurdere anførsler det er grunn til å se nærmere på, typisk nye opplysninger eller påstander om konkrete feil, jf. forvaltningsloven § 33.

  Selv om det ikke er knyttet rettsvirkning til overskridelse av denne fristen, har kommunen et ansvar for å behandle og oversende klagesaken, eventuelt fatte et nytt vedtak, innen fristen.

d) klagesaker skal avgjøres av klageinstansen innen 12 uker. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven

• Veiledning til første ledd bokstav d

  Tidsfristen omfatter alle klager i byggesaker. Fristen gjelder også for departementet der departementet er klageinstans.

e) I klagesak der det er gitt utsatt iverksetting med hjemmel i forvaltningsloven § 42, skal klagen behandles av klageinstansen innen 6 uker. Dette gjelder uansett om det er kommunen eller klageinstansen som har besluttet utsatt iverksetting

• Veiledning til første ledd bokstav e

  Klagesaker hvor klagen er gitt oppsettende virkning etter forvaltningsloven § 42 skal klageinstansen avgjøre innen 6 uker. Fristen gjelder uansett om det er kommunen eller fylkesmannen som har fattet avgjørelsen om utsatt iverksetting. Overskridelse av fristen innebærer ingen rettsvirkninger.

f) Kommunens godkjenning av planer og foreløpig beregning av refusjon etter plan- og bygningsloven § 18-8 skal skje innen 6 uker. Samme frist gjelder for kommunens fastsetting av refusjon etter plan- og bygningsloven § 18-9.

• Veiledning til første ledd bokstav f

  Kommunens godkjenning av planer og foreløpig beregning av refusjon etter pbl. § 18-8 skal skje innen 6 uker etter at nødvendig materiale er mottatt. Samme 6 ukers frist gjelder for kommunens fastsetting av refusjon etter pbl. § 18-9. I disse tilfellene løper fristen fra det tidspunkt de refusjonspliktiges frist for uttalelse har utløpt, se byggesaksforskriften § 7-2 sjette ledd.

  Vanligvis vil kommunens godkjenning av planer og foreløpig beregning av refusjon samles i ett vedtak. Men kommunen kan velge å godkjenne planene i et eget vedtak, før den tar stilling til refusjonsfordelingen, dersom dette er hensiktsmessig. I disse tilfellene må både godkjenningen og refusjonsfordelingen skje innen 6 uker.

  Hensikten med fristene er å sikre fremdriften og forutberegneligheten for tiltakshaver, blant annet av hensyn til anbud innhentet fra underentreprenører og vedståelsesfrister.

  Selv om det ikke er noen rettsvirkning knyttet til overskridelse av disse fristene, har kommunen et ansvar for å godkjenne planer og foreløpig beregne og fastsette refusjon, innen fristene.

• Innledning til veiledning § 7-2

  Bestemmelsen fastsetter hvordan tidsfristene for saksbehandling etter loven og forskriften beregnes. Veilederen forklarer nærmere når frister begynner å løpe, hvilke regler som gjelder for fristavbrytelse og hvordan frister kan forlenges i forbindelse med retting av feil eller innhenting av flere opplysninger. Veilederen går også inn på forholdet til andre relevante bestemmelser.

  Det følger av pbl. § 21-8 at departementet gir forskrift om beregning av frister etter §§ 21-7 og 21-8.

  Av pbl. § 21-7 første ledd fremgår det at søknad om tillatelse til tiltak skal avgjøres innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger. Kommunens frist for behandling av byggesak starter når søknaden er fullstendig. I uttrykket ”fullstendig søknad” ligger det at søknaden må være godt nok dokumentert til å kunne tas under behandling.

  Av pbl. § 21-2 første ledd andre punktum fremgår det at ”søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket”. Det er søkers ansvar at alle opplysninger følger med søknaden. Søknaden skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne vurdere om tillatelse kan gis, slik som tiltakets ”ytre” rammer, opplysninger om ansvarsretter og behovet for kontroll mv. Dette er blant annet opplysninger om plan, plassering, visuell utforming og ansvarsretter. Dette er viktige overordnede krav, og om kommunen ut fra den innsendte dokumentasjon ikke kan ta stilling til dette, kan ikke søknaden anses som fullstendig. Eksempler på mangler som kan medføre at en søknad ikke er å anse som fullstendig, kan være:

  • situasjonsplan med tiltaket inntegnet mangler,
  • tegninger av tiltaket mangler,
  • at det ikke er gjennomført korrekt nabovarsling,
  • det mangler nødvendige erklæringer om ansvarsrett, jf. veiledning til § 5-4 første ledd bokstav q.

  Nødvendighetskriteriet i pbl. § 21-2 er viktig siden reglene er relativt fleksible når det gjelder muligheten for å unnta fra visse dokumentasjonskrav.

  Dersom dokumentasjonen er nødvendig, men mangler, vil tidsfristen ikke starte før kommunen har mottatt ”fullstendig” søknad. Slike mangler kan også gi grunnlag for at søknaden sendes i retur, slik det er beskrevet i rundskriv H-13/04.

  Kommunen gjøres altså ikke ansvarlig, og fristen starter ikke å løpe når en søknad har grunnleggende mangler. Slike mangler er søkers/tiltakshavers ansvar.

  En kommune kan imidlertid ikke kreve at opplysningene skal gis på en bestemt måte eller i en bestemt søknadsform. For eksempel skal opplysninger om grad av utnytting fremkomme av søknaden, men kommunen kan ikke kreve dette dokumentert på en særskilt måte, ut over kravet om at arealer skal beregnes i samsvar med byggteknisk forskrift kapittel 6 og grad av utnytting i samsvar med byggteknisk forskrift kapittel 5. Kravet er at størrelse og grad av utnytting skal fremkomme av dokumentasjonen. Det skal i søknaden oppgis bruks- eller bebygd areal samt antall etasjer på ny bebyggelse og eventuell eksisterende bebyggelse. For eldre arealplaner skal arealer og utnyttelse beregnes etter de beregningsregler som gjaldt ved tidspunkt for vedtakelse av arealplanen. Utformingen av tiltaket skal vises på tegninger og plassering av tiltaket skal vises på situasjonsplanen. Hva som skal vises på tegninger, detaljeringsgrad og målestokk, avhenger av tiltaket.

Frister som følger av § 7-1 og plan- og bygningsloven § 21-7 kan forlenges med den tid som medgår til feilretting eller supplering av opplysninger.

• Veiledning til første ledd

  Fristene løper fra mottak av søknaden i kommunen dersom søknaden kun inneholder mindre feil eller mangler som ikke er til hinder for at ”kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket”, jf. pbl. § 21-2 første ledd. I disse tilfellene løper tidsfristen ved mottak selv om feilen eller mangelen må rettes før kommunen formelt kan fatte vedtak. Kommunen har i slike tilfeller også mulighet til å fatte vedtak om rammetillatelse dersom søker ønsker dette, med vilkår om at dokumentasjonen kompletteres med feilrettinger og suppleringer før igangsettingstillatelse. Dette for å unngå at søknader som for eksempel mangler en underskrift, målsetting på tegninger/situasjonskart, inntegning av terreng og kotelinjer på tegninger/situasjonskart eller beregning av grad av utnytting der alle opplysninger til grunn for dette fremgår av søknaden, blir liggende i 11 uker før søknaden returneres. I slike tilfeller kan tidsfristen forlenges med den tiden søker bruker på å komplettere søknaden. Det vil si at den tiden som går fra kommunen sender beskjed til søker om å komplettere søknaden til kommunen mottar de nye opplysningene, skal komme i tillegg til fristen. At tid for retting og supplering kommer i tillegg, innebærer i resultatet det samme som at søknaden eller klagen skal være fullstendig før fristene løper.

For avholdelse av forhåndskonferanse gjelder tidsfristen fra anmodning med tilstrekkelige opplysninger er mottatt, og til forhåndskonferanse er avholdt.

• Veiledning til andre ledd

  For forhåndskonferanse løper fristen fra det tidspunkt kommunen har fått tilstrekkelig skriftlig redegjørelse fra tiltakshaver om hvilke spørsmål som vil bli tatt opp og opplysninger som er nødvendige for kommunens forberedelse av forhåndskonferansen. I kommuner som bruker standardisert anmodning om forhåndskonferanse, løper fristen først når det riktige skjemaet er innkommet til kommunen. Dette er i dag det eneste sted i byggereglene at bruk av bestemt blankett er styrende for behandlingen. Alle andre søknader og oppgaver kan gis uten bruk av skjema så lenge nødvendige opplysninger blir gitt.

  For forhåndskonferanse er fristavslutningen når konferansen avholdes.

For søknader, herunder søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, gjelder tidsfristen fra søknad er mottatt og til vedtak er sendt. I de tilfeller kommunen etter plan- og bygningsloven § 21-4 sjette ledd første punktum har satt som vilkår for å gi tillatelse at gebyr er innbetalt, avbrytes tidsfristen ved at kommunen krever innbetaling av gebyr.

• Veiledning til tredje ledd

  For søknad løper behandlingsfristen fra en fullstendig søknad mottas i kommunen og til vedtak er sendt. Begrepet ”fullstendig søknad” i pbl. § 21-7 innebærer at saken må være godt nok dokumentert til å kunne tas under behandling. Se merknaden innledningsvis og merknaden til første ledd for når en søknad anses ”fullstendig”. For søknad om igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest gjelder fristen fra søknad er mottatt og til vedtak er sendt. Kravene til dokumentasjon ved ferdigstillelse følger av § 8-1.

  Fristen omfatter tid for journalføring, arkivbehandling, saksbehandling og ekspedisjon. Om en kommune regelmessig ønsker å behandle søknader i politisk organ, gis det ikke generelt et tillegg i behandlingsfristene for dette. Kommunen må enten øke delegasjonen til administrasjonen eller innføre hyppige politiske møter.

  Fristen avbrytes når kommunens vedtak i saken er sendt. Unntatt fra kravet om at tidsfristen løper fram til vedtak er sendt, er de tilfeller der kommunen etter pbl. § 21-4 sjette ledd første punktum setter som vilkår for å gi tillatelse at gebyr etter pbl. § 33-1 er innbetalt. I disse tilfellene løper tidsfristen fram til kommunen krever innbetaling av gebyr. Når kommunen krever dette avbrytes fristen og den begynner først å løpe igjen når gebyr er innbetalt. Krav om at kommunen setter som vilkår for å gi tillatelse at gebyr er innbetalt, kan fremkomme av kommunens gebyrregulativ eller settes som vilkår i den enkelte sak.

  Dersom et kommunalt vedtak oppheves av Fylkesmannen gjelder det en ny tidsfrist på 12 uker når kommunen får saken tilbake fra Fylkesmannen til ny behandling.

For kommunens behandling av klage i byggesak gjelder tidsfristen fra klagefristen er utløpt og til saken er oversendt klageinstansen eller nytt vedtak er sendt.

• Veiledning til fjerde ledd

  Bestemmelsen regulerer beregningen av fristen for kommunens klagesaksbehandling. Fristen gjelder fra klagefristens utløp. Der klagen ikke kommer inn rettidig og kommunen likevel tar klagen til behandling, vil fristen løpe fra det tidspunkt kommunen mottok klagen. Det gis ikke forlengelse av tidsfristen i påvente av eventuell uttalelse fra andre myndigheter. Det samme gjelder der partene på nytt gis anledning til å uttale seg, og ved eventuell behandling i et kommunalt utvalg. Alt må skje innenfor 8-ukers fristen.

  Fristen avsluttes ved at saken oversendes klageinstansen eller nytt vedtak er sendt partene.

For avgjørelse i klagesaker gjelder tidsfristen fra klagen er mottatt fra underinstansen og til vedtak i klagesaken er sendt.

• Veiledning til femte ledd

  Fristberegningen starter når klageinstansen mottar klagen fra underinstansen og avsluttes når vedtak i klagesaken er sendt.

  Behov for supplerende opplysninger under klagebehandlingen medfører ikke at fristen kan forlenges automatisk i disse tilfellene. Det framgår av regelen at fristen gjelder fra klagen er mottatt fra underinstansen. Dette medfører at kommunen skal ha tatt stilling til klagegrunner og foretatt forberedende klagesaksbehandling, inkludert forelegge saken for partene i saken, jf. forvaltningsloven § 33. Det forutsettes altså at kommunen har ferdigbehandlet klagen i henhold til forvaltningsloven § 33 før klagefristen starter.

For kommunens godkjenning av planer og foreløpig beregning av refusjon etter plan- og bygningsloven § 18-8, gjelder tidsfristen fra det tidspunkt nødvendig materiale er mottatt og til vedtak er sendt.

• Veiledning til sjette ledd

  I bestemmelsen reguleres beregning av tidsfrister for kommunens godkjenning av planer og foreløpig beregning av refusjon etter pbl. § 18-8. Fristen begynner å løpe fra det tidspunkt nødvendig materiale er mottatt i kommunen. Forut for oversendelsen til kommunen plikter tiltakshaver å utarbeide tekniske planer, kostnadsoverslag, oversikt over berørte grunneiere og et forslag til kostnadsfordeling, se forskriftens kapittel 17 om refusjon. Materialet oversendes berørte grunneiere og festere med 3 ukers uttalelsesfrist. Kommentarene fra grunneiere og rettighetshavere skal sendes til tiltakshaver for samordning og kommentarer. Tiltakshaver oversendes deretter all dokumentasjon i saken til kommunen, og fristen begynner å løpe fra det tidspunkt kommunen mottar denne dokumentasjonen.

Tidsfristen for å treffe vedtak etter plan- og bygningsloven § 18-9 om fastsetting av refusjon gjelder fra det tidspunkt de refusjonspliktiges frist for uttalelse har utløpt og til vedtak er sendt.

• Veiledning til syvende ledd

  I bestemmelsen reguleres kommunens frist for å treffe vedtak om fastsetting av refusjon etter pbl. § 18-9. Fristen begynner å løpe fra det tidspunkt de refusjonspliktiges frist for uttalelse har utløpt og til vedtak er sendt. Når anlegget er ferdig, skal tiltakshaver oversende regnskap med legitimasjoner til kommunen for kontroll. Etter regnskapskontroll skal kommunen foreta en ny foreløpig refusjonsvurdering som sendes de refusjonspliktige til uttalelse. Fristen for uttalelse er 3 uker, jf. merknad til pbl. § 18-9 i ot.prp. nr. 45 (2007-2008). Det er fra det tidspunkt 3-ukers fristen utløper, at kommunens saksbehandlingsfrist begynner å løpe.

• Innledning til veiledning § 7-3

  Kommunen kan i enkelte tilfeller forlenge fristen på 12 uker for behandling av rammesøknader og søknader om ett-trinnstillatelse. Dette gjelder i saker som er særlig kompliserte, krever ekstra politisk avklaring eller tillatelse/samtykke. Kommunen kan i særlige tilfeller få mer tid til å vurdere en sak selv om vilkårene for å behandle søknaden innen 3 uker foreligger. Eksempel på særlige tilfeller er tiltak i områder hvor plangrunnlaget er uklart, tiltak i uregulerte områder eller tiltak i områder der spesielle hensyn gjør seg gjeldende.

  Det følger av pbl. § 21-8 at departementet gir forskrift om adgang til fristforlengelse, og det er kommunens adgang til ensidig fristforlengelse som reguleres nærmere her.

  Denne adgangen kommunen har til å ensidig forlenge fristen er noe annet enn den mulighet kommunen har for å inngå en avtale med tiltakshaver om lengre frist for saksbehandlingen i den enkelte sak, jf. pbl. §§ 21-7 siste ledd og 21-8 andre ledd.

For søknad som omfattes av tidsfristen i plan- og bygningsloven § 21-7 første og fjerde ledd, kan kommunen i behandlingen av søknaden forlenge fristen dersom saken er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller krever tillatelse eller samtykke fra andre myndigheter etter plan- og bygningsloven § 21-5. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet.

• Veiledning til første ledd

  Det er åpnet for at kommunen i enkelte tilfeller kan forlenge fristen på 12 uker for behandling av rammesøknader og søknader om ett-trinnstillatelse. Dette gjelder i saker som er særlig kompliserte, krever ekstra politisk avklaring eller tillatelse/samtykke etter pbl. § 21-5.

  Det er hvor saken er så komplisert enten i sitt innhold eller i sin politiske karakter at det i praksis er vanskelig å behandle den innen fristen. Det kan også være saker der det er parallelle forhandlinger for eksempel om utbyggingsavtaler eller saker som berører spesielle verneinteresser, og som gjør at fristen ikke kan overholdes.

  Med ”særlig komplisert” siktes det til de tilfeller hvor det er påkrevet med mer tid for å kunne gjennomføre en tilfredsstillende vurdering for å sikre en forsvarlig saksbehandling i henhold til forvaltningsloven. Et forvaltningsorgan har plikt til å sørge for en skikkelig utredning av saken før vedtak treffes.

  Med ”ekstra politisk avklaring” siktes det ikke til at saken skal behandles i et politisk utvalg eller hvor det er politisk uenighet. Heller ikke at det i saken er vanskelige skjønnsmessige vurderinger som etter kommunens reglement må gjennomgå en politisk behandling. Det er derimot saker hvor det er påkrevet med politisk behandling utover de krav som følger av plan- og bygningsloven og kommunens delegasjonsreglement, f. eks. i tilfeller der byggesaken henger sammen med andre politiske avklaringer, eller er så kontroversiell at den krever behandling i flere runder.

  Også i saker hvor det er nødvendig med tillatelse eller samtykke fra annen myndighet etter pbl. § 21-5 har kommunen adgang til å forlenge sin egen saksbehandlingsfrist. Annen myndighet har 4 uker på å fatte vedtak eller avgi uttalelse. Kommunens forlengelse av sin egen frist for byggesaksbehandlingen vil først og fremst gjelde der annen myndighet skal fatte vedtak etter annet regelverk. Dersom annen myndighet ikke overholder sin frist, kan kommunen forlenge sin egen saksbehandlingsfrist, eventuelt gi rammetillatelse med forbehold om andre myndigheters godkjennelse før igangsettingstillatelse dersom tiltakshaver ønsker dette, jf. pbl. § 21-4 fjerde ledd.

  Etter § 21-5 tredje ledd har bygningsmyndighetene også mulighet til å forlenge 4-ukersfristen for andre myndigheter, også der vedkommende myndighet skal avgi uttalelse, men ikke fatte særskilt vedtak. Dette medfører ikke automatisk at bygningsmyndighetene kan forlenge sin egen frist, her gjelder de vanlige kravene om ”nødvendighet” for fristforlengelse. Her har bygningsmyndighetene mulighet til å la være å ta hensyn til andre myndigheter, eller det kan gis rammetillatelse med forbehold.

  Der for eksempel rådgivende myndighet som ikke er å anse som ”annen myndighet” skal uttale seg, eks. Byantikvaren, kan ikke dette medføre at fristen forlenges med begrunnelse i at det er nødvendig med tillatelse eller samtykke fra annen myndighet etter pbl. § 21-5, men dette kan eventuelt føre til at saken blir mer komplisert og da bør fristen kunne forlenges.

  Kommunen må gi beskjed til partene i saken straks det er klart at fristen vil bli oversittet, og sette ny frist for behandling av saken. Kommunen må foreta en konkret vurdering av hvor lang tid det vil ta å ferdigbehandle saken.

  Den adgang kommunen har til ensidig forlengelse av fristen, gjelder kun i søknadsbehandlingen, altså ikke der kommunen opptrer som forberedende klageinstans.

  Forlengelsen av fristen gjelder også byggesaker som inneholder søknad om dispensasjon, jf. plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd.

  Fristen løper uansett ikke når saken ligger hos regionale eller statlige myndigheter i forbindelse med behandlingen av dispensasjonen, jf. pbl. § 21-7 fjerde ledd og SAK10 § 7-5.

For søknad som omfattes av tidsfristen i enten plan- og bygningsloven § 21-7 andre eller tredje ledd, kan kommunen i særlige tilfeller forlenge fristen. Underretning om ny frist må være sendt søker før utløpet av 3-ukersfristen.

• Veiledning til andre ledd

  Kommunen kan i særlige tilfeller få mer tid til å vurdere en sak selv om vilkårene i pbl. § 21-7 andre eller tredje ledd for å behandle søknaden innen 3 uker foreligger. Eksempel på særlige tilfeller er tiltak i områder hvor plangrunnlaget er uklart, tiltak i uregulerte områder eller tiltak i områder der spesielle hensyn gjør seg gjeldende. I slike tilfeller kan det oppstå omfattende eller kompliserte vurderinger knyttet til reguleringsbestemmelser eller materielle krav i lov eller forskrift, eller på grunn av manglende planbestemmelser. Dermed kan saken være komplisert, selv om tiltaket i seg selv ikke er komplisert. Et annet eksempel er der kommunen vil føre tilsyn eller pålegge uavhengig kontroll eller der det foreligger omfattende nabomerknader. Som generell grunn kan ikke kommunen forlenge fristen fordi den skal foreta befaring.

  Underretning om fristforlengelse må sendes søker før utløpet av 3-ukersfristen.

I klagesaker kan klageinstansen forlenge fristen i særlige tilfeller. Fristen kan forlenges i inntil 4 uker av gangen. I saker som krever undersøkelse på barmark kan klageinstansen forlenge fristen slik at befaring kan gjennomføres. Ny frist skal meddeles klagesakens parter så snart det er klart at fristen vil bli overskredet.

• Veiledning til tredje ledd

  Den klare hovedregelen er at klageinstansen skal behandle klagen innen fristen på 12 uker. Det kan imidlertid forekomme saker der det av ulike grunner er umulig å behandle klagen innenfor denne fristen. I særlige tilfeller gis det derfor adgang til fristforlengelse. Men fristforlengelse skal kun skje unntaksvis.

  Klageinstansen har adgang til selv å forlenge fristen i "særlige tilfeller" og i saker som krever "undersøkelse på barmark". Adgang til fristforlengelse vil bare være aktuelt der det er nødvendig. Klageinstansen kan altså ikke forlenge fristen for eksempel på grunn av økt saksmengde eller ferieavvikling.

  Det vises til pbl. § 21-8 andre ledd der det følger at "Det kan i den enkelte sak avtales lengre frist enn angitt i forskriften". Så dersom alle parter er enige om dette kan en avtale om fristforlengelse være et mulig og foretrukket alternativ framfor ensidig fristforlengelse.

  "Særlige tilfeller"

  Dette vil kunne gjelde bl.a. i klagesaker der tiltaket ligger i et område hvor plangrunnlaget er uklart, eller hvor området er uregulert eller ligger i et område der spesielle hensyn gjør seg gjeldende. I slike tilfeller kan det oppstå omfattende eller kompliserte vurderinger knyttet til reguleringsbestemmelser eller materielle krav i lov eller forskrift, eller på grunn av manglende bestemmelser.

  For å forhindre at regelen om fristforlengelse i "særlige tilfeller" medfører lange forsinkelser i klagesakene, er det innført en maksgrense på 4 uker for hvor lenge klageinstansen kan forlenge fristen av gangen. Fristforlengelse skal meddeles partene så snart det er klart at fristen vil overskrides.

  "Undersøkelse på barmark"

  Klageinstansen kan også forlenge fristen i saker som krever undersøkelse på barmark. Det legges også her til grunn et nødvendighetskrav. Grunnen for at dette nevnes særskilt er at behovet for barmarksbefaring kan medføre en lang utsettelse. I disse tilfellene vil det derfor ikke være en maksgrense på 4 uker forlengelsesadgang per gang.

  "Ny frist skal meddeles klagesakens parter"

  Dette skal gjøres så snart det blir klart at fristen vil bli overskredet. Dette medfører at klageinstansen selv må vurdere og begrunne hvorfor fristforlengelse er nødvendig i akkurat dette tilfellet og om dette tilfellet faller inn under unntaksbestemmelsen om ensidig fristforlengelse.

• Innledning til veiledning § 7-4

  Bestemmelsen er gitt med hjemmel i pbl. § 19-2 siste ledd.

  Byggesaker som krever dispensasjon fra plan skal behandles av kommunen innen 12 uker, jf. plan- og bygningsloven § 21-7 fjerde ledd. Proposisjon 99 L (2013- 2014) forutsetter at samme frist skal gjelde der det kun søkes dispensasjon.

  Fristen løper ikke så lenge søknaden ligger til uttalelse hos statlige og regionale myndigheter.

Følgende tidsfrister gjelder for behandling av søknad som kun gjelder dispensasjon etter plan- og bygningsloven kapittel 19:

a. søknad om dispensasjon etter plan- og bygningsloven § 19-2 skal avgjøres innen 12 uker. Fristen gjelder fra søknad er mottatt og til vedtak er sendt. Fristen kan forlenges med den tid som medgår til feilretting eller supplering av opplysninger. Fristen løper ikke i den tiden søknaden ligger til uttalelse hos statlige og regionale myndigheter, jf. plan- og bygningsloven § 19-1.

Kommunen kan forlenge fristen dersom saken er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring eller der undersøkelse på barmark er nødvendig.

• Veiledning til bokstav a

  Forskriften fastsetter en frist på 12 uker for søknad som kun gjelder dispensasjon. Kommunens adgang til å forlenge fristen der de trenger mer tid, gjelder på samme måte som i saker der byggesak og dispensasjon behandles sammen, jf. § 7-3 første ledd. Kommunen kan forlenge fristen dersom saken er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring eller der undersøkelse på barmark er nødvendig.

b. underretning om ny frist må være sendt søker før utløpet av tidligere fastsatt frist.

• Veiledning til bokstav b

  Kommunen må gi beskjed til partene i saken straks det er klart at fristen vil bli oversittet, og sette ny frist for behandling av saken. Kommunen må vurdere hvor lang tid det vil ta å ferdigbehandle saken, jf. § 7-3 første ledd.

c. klagesaken skal forberedes av kommunen og oversendes klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak.

• Veiledning til bokstav c

  Kommunen skal behandle og oversende klagesaker til fylkesmannen innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak.

  Fristen på 8 uker er tilstrekkelig til at politisk behandling praktisk lar seg gjennomføre. Mange kommuner ønsker å beholde den politiske behandlingen som de anser viktig for sitt lokaldemokrati, blant annet ved klager på dispensasjoner eller avslag på dispensasjoner fra arealplaner. Merk at ved klage på kommunens vedtak, har kommunen ingen generell plikt til å foreta en fullstendig fornyet behandling av saken. Kommunen har kun plikt til å vurdere anførsler det er grunn til å se nærmere på, typisk nye opplysninger eller påstander om konkrete feil, jf. forvaltningsloven § 33.

  Det er ikke knyttet rettsvirkning til overskridelse av denne fristen. Men kommunen har et ansvar for å behandle og oversende klagesaken, eventuelt fatte et nytt vedtak, innen fristen.

d. klagesak skal avgjøres av klageinstansen innen 12 uker. Klageinstansen kan forlenge fristen i særlige tilfeller. Fristen kan forlenges i inntil 4 uker av gangen. I saker som krever undersøkelse på barmark kan klageinstansen forlenge fristen slik at befaring kan gjennomføres. Ny frist skal meddeles klagesakens parter så snart det er klart at fristen vil bli overskredet.

• Veiledning til bokstav d

  Klagesaken skal avgjøres av klageinstansen innen 12 uker. Klageinstansen kan forlenge fristen i særlige tilfeller. For eksempel hvis tiltaket ligger i et område hvor plangrunnlaget er uklart, området er uregulert eller tiltaket ligger i et område som krever spesielle hensyn. I slike tilfeller kan det oppstå omfattende eller kompliserte vurderinger knyttet til planbestemmelser eller materielle krav i lov eller forskrift, eller på grunn av manglende planbestemmelser.

  Fristen kan forlenges i inntil 4 uker av gangen. Klageinstansen skal informere partene i saken om ny frist når det er klart at fristen vil bli forlenget.

e. i klagesak der det er gitt utsatt iverksetting med hjemmel i forvaltningsloven § 42, skal klagen behandles av klageinstansen innen 6 uker.

• Veiledning til bokstav e

  Klagesaker hvor klagen er gitt utsatt iverksetting etter forvaltningsloven § 42 skal klageinstansen avgjøre innen 6 uker. Fristen gjelder uansett om det er kommunen eller fylkesmannen som har fattet avgjørelsen om utsatt iverksetting. Overskridelse av fristen innebærer ingen rettsvirkninger.

Statlige og regionale myndigheter må avgi uttalelse eller fatte vedtak innen 4 uker fra oversendelse. Dette gjelder både ved søknad etter plan- og bygningsloven § 20-2 som krever dispensasjon fra plan eller planbestemmelser og ved søknad som kun gjelder dispensasjon. I særlige tilfeller kan kommunen forlenge fristen for disse myndigheter før denne er utløpt.

• Veiledning til bestemmelsen

  Etter plan- og bygningsloven § 19-1 skal berørte regionale og statlige myndigheter få mulighet til å uttale seg før det eventuelt gis dispensasjon fra plan, plankrav eller forbudet mot bygging i 100-metersbeltet langs sjøen i § 1-8. Dette gjelder ikke ved søknad om dispensasjon fra andre lovbestemmelser, for eksempel avstandskravet i plan- og bygningsloven § 29-4 eller tekniske krav i byggteknisk forskrift. Det at visse statlige og regionale myndigheter etter § 19-1 er  gitt  en uttalerett i slike saker, er ikke  ensbetydende med at de skal godkjenne en dispensasjonssøknad.

  Fristen gjelder fra oversendelse til statlige og regionale myndigheter til uttalelse er gitt.

  Det antas at noen saker kan kreve mer enn 4 ukers uttalelsesfrist. For eksempel ved barmarksbefaring eller når kulturmyndigheten etter kulturminneloven har en frist på 3 måneder for å uttale seg, med mulighet for forlengelse i 1 måned.

  Kommunen kan forlenge fristen for andre myndigheter  i særlige tilfeller. Myndigheten må da sende en begrunnet anmodning til kommunen som senere skal behandle tiltaket.

  Virkninger av fristoversittelse

  Uttaleretten til regionale og statlige myndigheter faller som hovedregel bort ved oversittelse av fristen. Kommunen kan forlenge fristen etter § 7-5 siste punktum, noe som ivaretar medvirkningsretten tilstrekkelig. Kommer det ingen uttalelse før fristen, er det ensbetydende med at myndighetene ikke har innvendinger til tiltaket.

  Ved oversittelse av fristen, må kommunen i alle tilfelle vurdere om de anser saken som tilstrekkelig opplyst etter forvaltningsloven § 17. Dersom uttalelse fra myndigheten foreligger før kommunen har fattet avgjørelse i saken, bør det likevel tas hensyn til uttalelsen dersom dette ikke vil forsinke avgjørelsen.

  Manglende uttalelse fra myndighetsorganet vil i noen tilfelle kunne føre til at saken blir for dårlig opplyst. For eksempel hvis det er innlysende at myndighetsorganet har opplysninger som vil være av vesentlig betydning for saken. I disse tilfellene bør kommunen forlenge fristen på eget initiativ .

• Innledning til veiledning § 7-6

  I enkelte tilfeller kan deler av gebyret tilbakebetales dersom kommunen ikke overholder saksbehandlingsfristen. Veiledningen forklarer nærmere når bestemmelsen om gebyrbortfall gjelder.

  Bestemmelsen er gitt med hjemmel i plan- og bygningsloven §§ 21-8 siste ledd og 19-2 siste ledd.

Ved overskridelse av tidsfristene i § 7-4 bokstav a og plan- og bygningsloven § 21-7 første og fjerde ledd skal kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale gebyret for hver påbegynt uke tidsfristen overskrides. Bestemmelsen gjelder ikke dersom det er avtalt særskilte frister eller kommunen har forlenget fristen etter § 7-3. I slike tilfeller inntrer virkninger av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides.

• Veiledning til bestemmelsen

  Dersom kommunen oversitter fristen på 12 uker til å behandle byggesøknader og søknad som kun gjelder dispensasjon, må den tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale gebyret for hver påbegynte uke fristen overskrides.

  Er det avtalt en annen frist eller kommunen har forlenget fristen, gjelder tilbakebetalingen fra den avtalte eller forlengede fristen overskrides.

  Behandlingsfristen begynner å løpe fra fullstendig søknad er mottatt i kommunen, jf. pbl. § 21-4 og byggesaksforskriften § 7-2 med veiledning.

  Kommunen har selv ansvar for aktivt å redusere gebyret dersom saksbehandlingsfristen oversittes, og betale tilbake eventuelt for mye innbetalt gebyr. Slik tilbakebetaling skal foretas så snart det er klart hvor lang fristoversittelsen blir, som regel i forbindelse med at kommunen fatter vedtak i saken. Ved uenighet om tilbakebetaling av gebyret, må kommunen kunne dokumentere hvordan beregning av frist og tidsbruk er gjort i den aktuelle saken.

  Det er det ”totale” gebyret som danner grunnlag for beregningen. Dette innebærer at det er det samlede gebyret som må legges til grunn, herunder eventuelt gebyr for erklæring av ansvarsretter.
  

  En kommune skal ikke tilbakebetale gebyr der kommunen først treffer et vedtak innenfor fristen på 12 uker, hvor deretter vedtaket blir opphevet etter klagesaksbehandling. Kommunen har fremdeles utført saksbehandling og benyttet ressurser til dette. Det er likevel slik at det kun skal betales ett gebyr per byggesak, slik at kommunen ikke kan kreve nytt gebyr ved fornyet saksbehandling etter klage.

  Et kommunalt vedtak om hvordan beregningen av fristen er foretatt, vil som regel gjelde konkret for den aktuelle saken og rette seg mot den enkelte gebyrpliktige. Selve gebyret vil i utgangspunktet være standardisert, og kan leses ut fra gebyrregulativet. Beregning av fristen, med eventuelle tidstillegg for supplering av søknaden, vil som hovedregel følge av et standardisert system, og vil dermed også kunne anses som en prosessledende beslutning, jf. rundskriv H-13/04 pkt. 6. Som det videre fremgår av rundskrivets pkt. 6 kan det imidlertid ikke ses bort fra at det kan tenkes tilfeller der kommunens fastsettelse av saksbehandlingsfristen likevel kan utløse en klagerett, hvor beregningen ikke har tatt utgangspunkt i et standardisert system, eller at kommunens avgjørelse på annen måte innebærer en individuell og konkret vurdering av hvordan fristberegningen er foretatt i den aktuelle saken.