Slik kan kommunen lykkes med digitalisering av byggesak
Når byggesøknadene kommer digitalt inn til kommunen, blir informasjonen lettere tilgjengelig og mer strukturert.
Digitale søknader er organisert på en måte som gjør de lette å forstå, analysere og behandle – for både mennesker og datamaskiner. Det gir kommunene et bedre grunnlag når søknadene skal behandles, men det effektiviserer også arbeidet i andre deler av kommunen:
- dokumentsenteret får bedre journalføring
- planavdelingen kan bruke dispensasjonsdata til å vurdere behov for revisjon av reguleringsplaner
- oppmålingsavdelingen får enklere tilgang til informasjon ved fradelinger
Selv med begrensede midler kan digitalisering gi effektivisering og bedre tjenester. Ved å forbedre rutinene og ta i bruk automatisering, kan kvaliteten på saksbehandlingen øke og saksbehandlingstiden kortes ned. Det frigjør tid til andre og større oppgaver som eksempelvis tyngre dispensasjonsvurderinger, føre tilsyn eller følge opp ulovligheter.
Hvordan kommer vi dit?
Digitalisering av byggesak handler ikke bare om teknologi, men om å endre måten kommunen jobber på. Det krever innsats, samarbeid og vilje til å tenke nytt.
Kommuner som lykkes med den digitale transformasjonen, har digitalisering på agendaen og medarbeidere som er villige til å endre arbeidsmåter og -rutiner.
Ledelsen legger vekt på opplæring og kompetanse
Kommunene som lykkes, har gitt ansatte tid til å lære og har dedikerte superbrukere som støtter kolleger. God opplæring og avlæring av gamle rutiner er avgjørende.
Digitalisering må forankres på ledernivå. Engasjerte medarbeidere kan drive prosessen fremover. Mange kommuner har lykkes fordi én person tok initiativ og fikk med seg resten.
Kulturen preges av deling og læring
Med riktig opplæring og støtte kan alle bidra. Ansatte med lang fartstid har verdifull erfaring, og når den kombineres med andre kollegers digitale kompetanse, oppstår gjensidig læring og styrket samarbeid.
Digital transformasjon krever tålmodighet
Digitale løsninger vil alltid være i utvikling og aldri bli helt ferdig utviklet. For at løsningene skal bli så gode som mulig og dekke behovene kommunen har, er det viktig å bidra med tilbakemeldinger til leverandørene. Jo flere som gir innspill, jo bedre blir løsningene.
Samarbeid øker kvaliteten
De små kommunene som har lykkes, samarbeider med andre kommuner eller deltar i regionale nettverk. Det gir stordriftsfordeler og styrker innflytelsen overfor leverandørene, for eksempel overfor de som leverer søknadsløsninger eller sak/arkivløsninger. Samarbeidet bygger kompetanse gjennom deling av erfaringer og løsninger.